Du 12 au 14 juin 2024, le personnel du Projet régional d’appui au pastoralisme au Sahel (PRAPS-2) au Tchad a bénéficié d’une formation intensive sur l’utilisation d’un logiciel intégré d’archivage numérique. Cette formation a été animée par M. Bodolo Edadjian J. Placide et M. Bilgo Yilyasse, experts des cabinets BECOTAD et INPUTS, mobilisés par le PRAPS-2 régional.
L’objectif principal de cette initiative était de doter le PRAPS-2 d’un système d’archivage numérique performant et référencé, permettant de stocker et de rendre accessibles en ligne les divers documents, rapports et études produits par le projet. En dotant le personnel de ces compétences, le PRAPS-2 Tchad espère surmonter les défis rencontrés lors de la première phase du projet en matière de classification et d’archivage des données.
La formation s’est concentrée sur la maîtrise du système d’archivage intégré. Les participants ont appris à créer des comptes utilisateurs sur l’intranet, à structurer des dossiers, à saisir des données de courrier et des archives comptables, entre autres compétences. Des exercices pratiques ont été inclus pour assurer une compréhension approfondie de l’outil.
En marge de cette formation, des sessions de travail ont eu lieu avec le responsable du suivi et évaluation du PRAPS-2 Tchad pour discuter du classement physique des archives. Des recommandations ont été formulées pour améliorer ce processus.
Le 14 juin 2024, une séance de restitution présidée par le Coordonnateur national du PRAPS-2 Tchad, Yacoub Ibrahim Djouma, a permis de faire le point sur les acquis de la formation. Il a été constaté que l’introduction du système d’archivage numérique est largement appréciée par le personnel et offre une solution aux difficultés d’archivage rencontrées précédemment. Les équipes ont démontré une maîtrise notable du nouveau système.
Pour garantir une prise en main complète du logiciel, les formateurs continueront à apporter leur soutien à distance. Ce suivi est crucial pour assurer la pérennité et l’efficacité du système d’archivage numérique mis en place, facilitant ainsi l’accès aux informations pour les utilisateurs et les communautés de partage.
Cette formation marque un pas significatif vers une gestion plus efficace et moderne des archives au sein du PRAPS-2 Tchad, renforçant ainsi les capacités du personnel et améliorant la performance globale du projet.
